Il certificato di malattia telematico è il documento elettronico con cui il medico dichiara l’inizio e la durata presunta di una malattia di un lavoratore: al termine della visita il medico compila il certificato e lo invia direttamente all’INPS in formato digitale, eliminando nella maggior parte dei casi la necessità del vecchio certificato cartaceo.
Nel certificato vengono riportati i dati anagrafici del lavoratore, la data di inizio dell’assenza, la prognosi indicativa della durata della malattia e l’indirizzo di reperibilità dove il lavoratore può essere trovato per eventuali visite di controllo. Queste informazioni servono sia all’INPS per la gestione delle prestazioni sia al datore di lavoro per organizzare le assenze e, se previsto dal contratto, per sospendere o erogare la retribuzione secondo le regole vigenti.
Il lavoratore ha comunque alcuni obblighi: deve comunicare tempestivamente l’assenza al datore di lavoro nei modi e nei tempi stabiliti dal proprio contratto collettivo, fornire la tessera sanitaria al medico al momento della visita e indicare un indirizzo di reperibilità valido. Inoltre è possibile aggiornare il domicilio per le visite fiscali tramite l’area riservata dell’INPS, così da evitare problemi in caso di controlli.
Infine, il certificato telematico può essere consultato dall’interessato attraverso i servizi online dell’INPS; l’indirizzo di reperibilità indicato viene utilizzato per le visite mediche di controllo (le cosiddette visite fiscali) effettuate dagli enti competenti. In casi particolari la normativa prevede ancora eccezioni all’uso esclusivo del formato telematico, ma nella pratica quotidiana il sistema digitale è ormai lo standard.
Chi è tenuto al rilascio del certificato?
Il certificato di malattia deve essere rilasciato dal medico che ha preso in cura il paziente. Questo include il medico di medicina generale (o pediatra di libera scelta), i medici di continuità assistenziale (guardia medica), i medici specialisti che visitano il paziente, i medici ospedalieri (anche al momento della dimissione), gli odontoiatri pubblici e privati, i medici del pronto soccorso e i medici liberi professionisti che abbiano effettuato la visita.
In sostanza qualsiasi medico od odontoiatra, sia esso pubblico o privato, che visiti un paziente ed attesti una condizione tale da precludere l’attività lavorativa DEVE rilasciare certificato di malattia.
Quali sono le condizioni per il rilascio del certificato?
Il certificato di malattia può essere rilasciato solo dopo una valutazione medica: il medico deve aver visitato o comunque valutato il paziente e riscontrato elementi clinici che giustifichino l’incapacità lavorativa. Il medico può rifiutare di rilasciare il certificato se non ha potuto constatare lo stato di salute, se non emergono riscontri clinici che giustifichino l’assenza o se la richiesta appare infondata.
Il certificato non può essere emesso “a distanza” senza valutazione clinica. Rilasciare un certificato falso o attestare fatti non corrispondenti al vero può comportare responsabilità penali (ad es. falso in atto pubblico, truffa) e sanzioni deontologiche da parte dell’Ordine dei Medici. Per questo il medico è tenuto a documentare la valutazione clinica prima di certificare.
Come richiedere le credenziali per il rilascio del certificato di malattia?
Per poter inviare i certificati di malattia in forma telematica all’INPS il medico deve prima ottenere e attivare le credenziali di accesso al Sistema Tessera Sanitaria / area riservata operatori. Proprio perché tutti i medici sono tenuti al rilascio del certificato sarebbe buona norma procurarsi le credenziali sin dall’abiltazione presso il proprio Ordine Professionale (ne abbiamo parlato anche qui).
Per ottenere le credenziali è sufficiente contattare il proprio Ordine Professionale. Il rilascio generalmente è immediato e gratuito.
N.B.: Esistono anche diversi programmi (gestionali dei medici di medicina generale, programmi forniti dalle strutture ospedaliere, programmi regionali etc) che si interfacciano con il Sistema Tessera Sanitaria e permettono il rilascio del certificato.
Dati da inserire nel Sistema Tessera Sanitaria
- Dati anagrafici del lavoratore (Nome, cognome e codice fiscale).
- Indirizzo di residenza: via; numero civico; CAP; comune; provincia.
- Indirizzo di reperibilità (se diverso dalla residenza) con gli stessi dettagli.
- Vige l’obbligo del lavoratore in malattia di trovarsi all’indirizzo comunicato per eventuali visite di controllo da parte dei medici dell’INPS (viste “fiscali”). Le visite di controllo possono essere effettuate tutti i giorni, compresi weekend e festivi, nelle due fasce unificate: 10:00–12:00 e 17:00–19:00. Queste fasce si applicano sia ai dipendenti del settore privato sia a quelli della pubblica amministrazione. Se il lavoratore non è presente all’indirizzo comunicato durante le fasce di reperibilità senza giustificazione, il datore di lavoro può considerare l’assenza ingiustificata e possono scattare sanzioni disciplinari; inoltre l’INPS può segnalare la situazione e avviare verifiche. È quindi importante fornire un indirizzo corretto e motivare eventuali impedimenti. Controllare sempre con il paziente che l’indirizzo sia corretto!
- Tipologia di visita (ambulatoriale o domiciliare).
- Indica il contesto in cui è stata effettuata la visita. La principale implicazione di questa scelta è che in caso di visita ambulatoriale la malattia parte dal giorno in cui il certificato è rilasciato (e non può essere retrodatata). In caso di visita domiciliare la malattia può essere retrodatata di un giorno (se chiaramente la visita è stata effettuata il giorno prima). Esempio: medico di medicina generale che a fine turno esegue visita al domicilio del lavoratore e registra la malattia il giorno dopo, tornato in studio.
- Data di inizio della malattia riferita dal lavoratore.
- La data di inizio della malattia che il lavoratore dichiara nel certificato è la data in cui il paziente afferma di essere diventato inabile al lavoro. Tuttavia, ai fini della copertura economica e previdenziale (indennità INPS e tutela contrattuale) la decorrenza riconosciuta non coincide automaticamente con quella dichiarata. Valgono le regole del punto precedente.
- Prognosi clinica (data presunta di fine dell’inabilità).
- È la data sino al quale il lavoratore risulterà in malattia. Il giorno indicato è ancora coperto dalla malattia ed il rientro a lavoro è possibile dal giorno successivo.
- Tipo di certificato (inizio, continuazione, ricaduta).
- Inizio indica semplicemente l’apertura di un nuovo episodio di malattia: il medico certifica che il lavoratore è inabile a partire da una certa data. Continuazione si usa quando lo stesso episodio si prolunga: il medico invia un nuovo certificato che estende la prognosi e mantiene la continuità amministrativa dell’evento. Ricaduta è il caso in cui, dopo la chiusura di un episodio, il lavoratore si ammala di nuovo per la stessa patologia (o una conseguenziale) entro 30 giorni: in questo caso il nuovo certificato va marcato come ricaduta perché l’INPS e il datore di lavoro lo considerano parte dello stesso evento originario. La scelta tra inizio, continuazione o ricaduta influisce sul trattamento economico (ad esempio sulla carenza dei primi giorni) e sulla gestione amministrativa dell’assenza da parte dell’azienda e dell’INPS. Se la ricaduta non viene segnalata come tale, il periodo potrebbe essere trattato come un nuovo evento con possibili effetti sulla retribuzione e sui conteggi di assenze.
- Codice diagnosi (ICD) e campo note per descrivere la patologia o i sintomi rilevanti.
- Il codice diagnosi è un codice standardizzato che il medico inserisce nel certificato di malattia per identificare in modo sintetico la patologia o la condizione clinica riscontrata. Non è una formalità: serve a tradurre in un linguaggio uniforme l’informazione clinica, così che enti diversi — come l’INPS, le strutture sanitarie e gli uffici statistici — possano interpretarla e usarla correttamente. Dal punto di vista pratico, il codice aiuta l’INPS a gestire le pratiche amministrative e previdenziali: facilita la classificazione dei certificati, supporta i controlli e consente di valutare eventuali esenzioni dalla reperibilità o la necessità di accertamenti più approfonditi. Per la sanità pubblica, invece, quei codici sono fondamentali per raccogliere dati epidemiologici, monitorare trend di malattia e pianificare risorse e interventi. È importante sottolineare l’aspetto della privacy: il datore di lavoro normalmente non ha accesso alla diagnosi dettagliata; vede solo l’attestazione di malattia con le date e il protocollo. Il codice rimane invece nei flussi informativi tra medico e INPS e viene utilizzato in forma aggregata per analisi statistiche o per motivi amministrativi.
- Giornata lavorata (sì/no).
- Indica se il lavoratore ha svolto attività lavorativa nel giorno in cui dichiara l’inizio della malattia. È un’informazione che il medico riporta su indicazione del paziente e serve a chiarire se l’evento di malattia è insorto durante o dopo lo svolgimento della prestazione lavorativa. Esempio: lavoratore che svolge il normale turno lavorativo al mattino e si ammala la sera dello stesso giorno.
- Evento traumatico (sì/no) e relativa indicazione se rilevante per responsabilità di terzi.
- Il campo evento traumatico nel certificato di malattia serve a indicare se l’insorgenza della patologia o dei sintomi è avvenuta in conseguenza di un evento traumatico riconducibile a un fatto esterno (ad esempio una caduta, un colpo, un incidente sul lavoro o un trauma fisico). Segnare sì significa che il medico ha rilevato o il paziente ha dichiarato che l’evento è stato traumatico; segnare no indica invece una malattia insorta senza un evento esterno acuto (es. influenza, infezione). Questa informazione è importante perché orienta la gestione amministrativa e assicurativa: se l’evento è traumatico potrebbe configurarsi un infortunio sul lavoro o un evento con responsabilità di terzi, con conseguente coinvolgimento dell’INAIL e procedure diverse rispetto alla malattia comune. Indicare correttamente l’evento traumatico permette quindi di attivare eventuali segnalazioni, valutazioni assicurative e tutele specifiche (denuncia infortunio, indennizzi, esenzioni dalla reperibilità). Dal punto di vista pratico, il lavoratore deve riferire al medico con precisione come sono avvenuti i fatti; il medico, sulla base della visita e degli elementi clinici, decide se riportare l’evento come traumatico. Se l’evento è collegato all’attività lavorativa è opportuno raccogliere e conservare documentazione (referti, testimoni, rapporto aziendale) perché potrebbe essere necessaria per la denuncia all’INAIL o per chiarire la natura dell’evento nelle successive verifiche.
- Eventuali agevolazioni che esentano dalla visita di controllo (terapia salvavita, causa di servizio, invalidità riconosciuta).
- Per terapia salvavita si intende un trattamento medico indispensabile per la sopravvivenza o per il controllo di una malattia grave (ad esempio chemioterapia o radioterapia per patologie oncologiche); l’indicazione nel certificato serve a giustificare esigenze di cura che rendono incompatibile l’obbligo di reperibilità per le visite fiscali. Se il certificato riporta la motivazione “terapie salvavita”, il lavoratore può essere esonerato dall’obbligo di reperibilità nelle fasce orarie previste per le visite fiscali; ciò significa che l’INPS e il datore di lavoro non possono richiedere la presenza a domicilio nelle fasce standard senza tener conto delle cure. L’esonero non elimina però la possibilità di controlli: l’INPS mantiene il potere di verificare la correttezza della certificazione. L’esenzione dalla reperibilità non è automatica e non impedisce all’INPS di svolgere verifiche sulla congruità della prognosi e sulla veridicità della documentazione. In caso di dubbi l’INPS può chiedere chiarimenti al medico o avviare accertamenti, ma la normativa tutela il diritto alle cure evitando che il lavoratore debba rinunciare a terapie indispensabili per rispettare fasce orarie rigide.
- Un secondo scenario riguarda i pazienti con invalidità civile riconosciuta pari o superiore al 67%. Qui è fondamentale un punto spesso frainteso: l’esonero non è automatico. Il medico può applicarlo solo quando la malattia che determina l’assenza dal lavoro è direttamente correlata alla condizione invalidante. In altre parole, l’invalidità deve essere la cornice clinica entro cui si colloca l’episodio acuto. Per esempio, un paziente con BPCO severa (invalidità 70%) che presenta una riacutizzazione respiratoria può essere esonerato; lo stesso paziente, se assente per una lombalgia acuta, non rientra nei criteri. In caso invece di inabilità totale e permanente al lavoro (100%) l’esonero è sempre applicabile, indipendentemente dalla patologia acuta che ha determinato la richiesta di malattia.
- La causa di servizio è il riconoscimento che una patologia o un danno fisico sono conseguenza diretta dell’attività lavorativa svolta. Quando un lavoratore presenta una riacutizzazione o un peggioramento di quella stessa patologia (che deve essere stata già riconoscita e con invalidità superiore al 67%), l’assenza dal lavoro non rientra nella “malattia comune” ed il lavoratore è esonerato dall’obbligo di reperibilità.
In caso di errori nella compilazione?
Quando si parla di certificati di malattia, la responsabilità principale ricade sempre sul medico che li compila. Il certificato, infatti, non è un semplice modulo amministrativo: è un vero e proprio atto medico, con tutto ciò che questo comporta. Significa che il medico risponde del contenuto clinico — diagnosi, prognosi, indicazione all’astensione dal lavoro — ma anche degli aspetti formali, come le date, i dati anagrafici e la corretta trasmissione telematica.
Se nel certificato compare un errore, anche solo materiale, la responsabilità è comunque del medico, che ha il dovere di correggerlo tempestivamente. Nella pratica, questo si risolve annullando il certificato errato (quando possibile) e sostituendolo con uno corretto, oppure emettendo un certificato integrativo che chiarisca l’errore.
Il lavoratore ha un ruolo più limitato: deve fornire informazioni corrette, come l’indirizzo di reperibilità, e segnalare eventuali errori che nota. Non risponde del contenuto clinico, ma può avere problemi se utilizza consapevolmente un certificato sbagliato per ottenere un vantaggio.
Il datore di lavoro e l’INPS, invece, non hanno responsabilità sugli errori: possono rilevarli, segnalarli o richiedere chiarimenti, ma non ne rispondono.
Occorre infine ricordare che il lavoratore, nonostante il certificato medico sia redatto dal medico, resta responsabile dell’esattezza dei dati inseriti nel certificato.
All’atto pratico, una volta emesso un certificato, il medico dovrebbe darne subito copia al lavoratore affinché controlli che non vi siano errori e, se presenti, correggerli.
Annullamento e rettifica di un certificato
L’annullamento è la procedura più “forte” e permette di eliminare completamente il certificato, come se non fosse mai stato inviato. L’INPS permette l’annullamento entro il giorno successivo all’emissione del certificato. In pratica: se il certificato è stato inviato oggi, può essere annullarlo entro il giorno successivo.
La rettifica è più leggera: non cancella il certificato, ma ne modifica solo la data di fine malattia, non si possono invece cambiare diagnosi, data di inizio, luogo di reperibilità, motivazione clinica. La rettifica può essere fata solo entro la data di fine prognosi del certificato originale. Se la prognosi è già scaduta, la rettifica non è più possibile. Esempio: il paziente guarisce prima e decide di anticipare il rientro al lavoro.
ATTENZIONE: Solo il medico che ha emesso un certificato può annullarlo o rettificarlo e questa cosa spesso crea importanti difficoltà pratiche. Si pensi, ad esempio, al caso di un paziente che si rivolga al proprio MMG per annullare un certificato emesso da terzi (medico di PS). In tal caso non vi è la possibilità di modificare il certificato se non prendendo contatti con il medico che in origine lo aveva emesso.
Modifica indirizzo reperibilità
Quando un lavoratore è in malattia, l’INPS deve sapere dove può trovarlo per un’eventuale visita fiscale. Come detto, il medico, quando compila il certificato, inserisce l’indirizzo in cui il paziente si trova in quel momento o quello che il paziente dichiara come luogo di reperibilità. Una volta inviato il certificato, però, il medico non può più modificarlo per cambiare l’indirizzo (non è previsto né tecnicamente né giuridicamente). Può farlo invece il lavoratore in autonomia: l’indirizzo di reperibilità, infatti, non è un dato “clinico”, ma amministrativo, e quindi è il lavoratore stesso a doverlo aggiornare. In pratica, se durante la malattia il lavoratore cambia domicilio anche solo temporaneamente, deve comunicarlo direttamente all’INPS. Può farlo in vari modi: entrando nel proprio profilo MyINPS, telefonando al Contact Center, oppure inviando una PEC o una raccomandata alla sede territoriale.
Generalmente il modo più semplice per il paziente percambiare indirizzo per la reperibilità, è a questo link.
E l’INAIL?
Se il problema è una malattia comune o comunque non legata all’attività lavorativa, il certificato va sempre indirizzato all’INPS. È il classico scenario: febbre, lombalgia, influenza, gastroenterite, riacutizzazione di una patologia cronica. Il paziente non può lavorare e l’INPS gestisce l’assenza e l’eventuale indennità.
Quando invece la condizione deriva da un infortunio avvenuto durante il lavoro o da una malattia professionale, allora entra in gioco l’INAIL. In questi casi la procedura è diversa e l’ente a cui va indirizzata è l’INAIL. Attenzione pertanto a non commettere errori.
